Általános gyakorlattá vált az elmúlt két évben a hibrid munkavégzés. A Covid-19 járvány következményeként életre kelt új foglalkoztatási formára ma már a munkavállalók többségének határozott igénye van, de a munkáltatók is előnyösnek tartják ezt a rugalmas munkavégzést.

Szabályok, általános jó gyakorlatok nincsenek a hibrid munkavégzésre, de a tapasztalatok mindenhol jók és abban is egyetértés mutatkozik, hogy rövid időn belül a kötött munkavégzés végéhez vezet.

A járvány sarokba szorította a régi rendet

Néhány nap leforgása alatt változtatta meg örökre a munka világát a Covid-19. A járvány 2020-as elterjedése arra kényszerítette az embereket, hogy otthon maradjanak. A munkáltatók is kényszerhelyzetben voltak, így ahol csak lehetett gyakorlatilag egy-két nap leforgása alatt a mindennapok részévé vált az otthoni munkavégzés.

Az első járványhullámot követően a legtöbb munkavállaló még visszatért a megszokott munkahelyi munkavégzéshez, ám a vírus terjedése és az újabb fertőzéshullám miatt 2020 második felétől már hosszabb időre kellett berendezkedniük az alkalmazottaknak a távmunkára.

A home office tehát egy szempillantás alatt vált általános gyakorlattá, ezzel a munkavállalók egy régóta dédelgetett álma valósult meg, mivel a pandémia okozta kényszerhelyzet nélkül erre a rugalmasságra aligha lettek volna hajlandók a munkáltatók.

Örökre megváltozott a munka világa

A lezárások, korlátozások és a betegségtől való félelem miatt sokan hónapokig otthonukból végezték a munkájukat, így a védőoltás megjelenése és a vírus visszaszorítása után

már a munkáltatók sem ragaszkodtak az elavult, a világjárvány előtt megdönthetetlennek gondolt napi nyolcórás általános munkarendhez és a jelenléti munkavégzéshez.

Közben sorra jelentek meg azok a felmérések, amelyek egyértelművé tették a munkavállalók túlnyomó többségének elvárását, vagyis azt, hogy a home office általános gyakorlat maradjon. Meglepő eredménynek számított ugyanakkor, hogy

a teljes átállást a távmunkára pontosan ugyanannyian utasították el, mint a folyamatos irodai munkavégzés visszatérését.

A munkavállalói akarat tehát 2021-ben életre keltette az új, hibrid foglalkoztatási formákat. A hibrid munkarend immár két éve rohamos sebességgel elterjedő gyakorlattá vált az egész világon.

Hibrid munkarend: mindenki ismeri, pedig nem is létezik

Az új, rugalmas foglalkoztatási forma lényege, hogy a munkavállalók részben a munkahelyükön végzik a munkájukat, részben az irodán kívül, jellemzően otthonról.

A forradalmi változást jól jelzi, hogy a munkaszervezést nem a szabályok és évtizedes gyakorlatok irányítják, hanem a rugalmasság, a mindenki számára előnyös megoldások és a hatékonyság került a középpontba. Éppen ezért a legtöbben egyetértenek azzal, hogy a merev munkajogi megközelítés a hibrid munkavégzéssel ellentétes.

Minden esetben a munkáltató és a munkavállaló megállapodásán múlik a jó gyakorlat és a hatékonyság, ezt az elmúlt két év tapasztalatai is megerősítik – derül ki az Eurofound hiánypótló jelentéséből, amely az az eddigi friss tapasztalatokat foglalja össze.

Az egyéni, elszigetelt munkaállomásokat felváltorrák a közösségi terek, az irodák átalakulását hozta a hibrid munka
Az egyéni, elszigetelt munkaállomásokat felváltorrák a közösségi terek, az irodák átalakulását hozta a hibrid munka

Az eredmények azt mutatják, mind a munkáltatók, mind a munkavállalók között természetessé vált a rugalmas hozzáállás, jobbá téve a munkaügyi kapcsolatokat. Mindenki ismeri a hibrid munkavégzés fogalmát, és a legtöbben már gyakorlati tapasztalatokkal is rendelkeznek.

A hibrid munka annak ellenére vált általános fogalommá, hogy hivatalosan sehol sem létezik ilyen foglalkoztatási forma. A legtöbb ország – Magyarországot is beleértve – a távmunka új, modern szabályozásával tette lehetővé a rugalmasságot: szinte mindenhol tartalmazza a munkajog a rendszeres vagy részleges távmunka fogalmait.

Mivel a hibrid munkavégzés jogi értelemben nem léteik, ezért a jogszabályok sem adnak mindenre kiterjedő útmutatást, a távmunka szabályait kell figyelembe venni.

Milyen a jól megszervezett rugalmas munkavégzés?

Az Eurofound jelentése rámutatott, hogy az elmúlt két évben nem alakult ki egy általános jó gyakorlat a hibrid foglalkoztatásra, ugyanakkor bevezetése mindenhol növelte a hatékonyságot és a munkavállalói jólétet. Egyetlen általános megállapítás állja meg a helyét:

A hibrid munka a gyakorlatban csak akkor működik, ha a feltételeket a munkaadók és a munkavállalók is elfogadják, az egyoldalú megoldások feszültséget okoznak és rontják a munkavégzés hatékonyságát.

Munkavégzés az irodától a felhőig

Nem könnyű feladat a jól működő rugalmas megoldások kialakítása. A jelentésből kiderül, hogy az egyének és a munkahelyen belüli csoportok szintjén meghozott döntések működnek a legjobban. Ezzel szemben kevésbé hatékonyak a szervezet szintjén, vagy egyes országokban a társadalom szintjén meghozott szabályok. Négy megközelítés a legelterjedtebb:

  1. Az időbeli rugalmasság: annak meghatározása, hogy a munkaidőt milyen arányban lehet otthon tölteni, vagy melyik napokon, esetleg milyen időintervallumban.
  2. A munkaszervezés rugalmassága: a megközelítés szerint a munkavégzés helyszíne a szükséges interakcióktól és a feladat típusától függ. Ez nem jelenti azt, hogy a szoros interakció jelenlétet igényel, az online térben is össze lehet fogni a csapatot, de fontos a koordináció.
  3. A helybéli rugalmasság nem csak a home office vagy az iroda váltakozását jelentheti. A legtöbb munkáltató nem írja elő, hogy az irodán kívül csak otthon szabad munkát végezni.
  4. A technológiai lehetőségek adta rugalmasság: bizonyos munkakörökben egyes feladatokat el lehet végezni távolról, viszont nem mindent. Ezekben az esetekben a jelenlét a feladattípushoz és a technikai feltételekhez kötött.

A megközelítés is sokrétű, a kérdés pedig minden esetben az, mi alapján döntse el a munkáltató és a munkavállaló a rugalmasság feltételeit. A hibrid megoldások működésének alapja a szükséges infrastruktúra, vagyis az infokommunikációs eszközök megléte.

Nélkülözhetetlen, hogy a távoli munkaszervezés online és offline csatornái hatékonyan működjenek. Az online csatornák közé tartozik a videóhívás és a chat, az offline munkaszervezés része egyebek mellett a közös naptár, köremail.

A legelterjedtebb megközelítés az otthoni és a jelenléti munkavégzés időbeli meghatározása: heti, vagy havi arányban, de egyre elterjedtebb az eseményekhez kötött szabályozás, például a munkahelyi értekezletekhez vagy egyes feladatokhoz rendelt jelenlét.

Meglepő, de a munkáltatók az időtényezőn belül nyitottak a rugalmasabb munkavégzésre azáltal is, hogy nem a munkaidőt jelölik ki, hanem az adott napon elvégzendő feladatokat.

Szintén jó gyakorlatnak bizonyult, hogy a munkaidő adott, de a helyszín változhat, vagyis a munkavállaló a jelenléti munkavégzést bármikor le tudja cserélni a távunkára.

A rugalmas távmunka sem csodafegyver

A távmunka és a hibrid megoldások kihívásokkal is járnak. Ez is az egyének és a csoport szintjén mutatkoznak meg, kevésbé érintik a szervezet egészének működését. Az egyén szintjén

  • a társas interakciók hiánya, 
  • valamint a munka és magánélet egyensúlyának kérdése a meghatározó. 

Utóbbinak nem mindig kedvez az otthoni munkavégzés, például ha szűk a tér vagy személyes problémák nehezítik a munkavégzést.

Minden szinten kihívást jelent a megfelelő munkaszerződés. Központi szabályok híján a feleknek kell megállapodniuk, amelynek eszköze a szerződés és a munkaköri leírás.

A vezetői szinten mára jellemzővé váltak a képzések, de a legfontosabb, hogy

  • az információátadás hatékony legyen,
  • a feladat érthető legyen mindenki számára 
  • és a csapat ne hulljon szét. 

Sokszor felmerül a kontroll kérdése és a munkabiztonsági szempontok meghatározása. Kérdéseket vet fel a távmunka költségeinek megtérítése és a szükséges infokommunikációs eszközök beszerzése, használata.

Társadalmi szinten a szakszervezetek időnként a részletes jogszabályi környezet kidolgozására tesznek javaslatot, ám a szakértők és a munkáltatók egybehangzó véleménye, hogy a túlszabályozás egy jól működő, gyakorlatias rendszert lehetetlenítene el.

Minden szinten nélkülözhetetlen a bizalom és a nyitottság, valamint a kölcsönösség.